Todo canal de whistleblowing necesita a alguien que lo gestione. El Decreto Legislativo italiano 24/2023, que transpone la Directiva europea, deja a las organizaciones libertad para elegir entre una solución interna y una externa, pero fija dos requisitos claros: independencia y formación (en España, la Ley 2/2023 habla del Responsable del Sistema interno de información). En este artículo vemos qué hace el gestor, cómo elegirlo y qué herramientas pueden ayudar.
Si todavía tienes que averiguar si tu empresa está obligada a implantar un canal, lee primero quién debe tener un canal de denuncias.
Función y tareas del gestor
El gestor sigue la denuncia desde su llegada hasta su cierre. Sus tareas principales son:
- Acuse de recibo: confirma al informante en un plazo de 7 días que la denuncia se ha recibido.
- Comunicación: mantiene el contacto con el informante y, si es necesario, le pide aclaraciones o información adicional.
- Verificación: examina la denuncia y valora los hechos denunciados.
- Respuesta: informa al informante del resultado o del estado de la denuncia en un plazo de 3 meses.
En Italia, no verificar las denuncias es una de las situaciones que la ANAC puede sancionar, con multas de 10.000 € a 50.000 €: por eso conviene tomarse en serio el papel del gestor desde el principio.
Gestor interno o externo
El Decreto Legislativo 24/2023 permite que el canal lo gestione:
- una persona interna;
- una oficina interna específica;
- un tercero externo, que también debe ser independiente y estar formado.
| Aspecto | Gestor interno | Gestor externo |
|---|---|---|
| Conocimiento de la organización | Ya conoce a las personas y los procesos | Tiene que adquirirlo |
| Distancia respecto a los hechos denunciados | A valorar caso por caso | Por lo general, mayor |
| Requisitos | Independencia y formación | Independencia y formación |
No hay una elección válida para todos: depende del tamaño de la organización, de su estructura y de las competencias disponibles. En cualquier caso, la elección debe indicarse en el procedimiento de denuncias.
Requisitos de independencia y formación
Independencia significa que el gestor debe poder examinar las denuncias sin influencias indebidas, incluso cuando afectan a personas con cargos de responsabilidad. En la práctica, ayuda aclarar de quién depende el gestor y de qué recursos dispone.
Formación significa conocer la normativa, los plazos, las protecciones de los informantes y las reglas sobre el tratamiento de datos; en Italia los datos se conservan como máximo 5 años desde el resultado final.
Conflictos de intereses
En términos generales, el gestor no debería valorar denuncias que le afecten directamente o que impliquen a personas con las que tenga una relación que pueda comprometer su imparcialidad. Conviene indicar en el procedimiento qué ocurre en estos casos, por ejemplo designando a una persona alternativa. Para situaciones concretas, consulta a un profesional.
La formación del gestor
Un programa de formación para el gestor puede abarcar estos temas:
- el contenido de la Directiva europea, del Decreto Legislativo 24/2023 y de las Directrices de la ANAC;
- las formas de denuncia: escrita, oral y en reunión presencial;
- los plazos de 7 días y de 3 meses y cómo cumplirlos;
- las protecciones de los informantes y la prohibición de represalias;
- la confidencialidad y la conservación de los datos;
- el uso de la plataforma de denuncias.
Es útil actualizar la formación cuando cambian las normas, las directrices o las herramientas.
Herramientas de apoyo
Una plataforma específica facilita el trabajo del gestor. Hay dos funciones especialmente útiles:
- Registro de actividad: registra cada paso, desde la recepción hasta la respuesta.
- Notificaciones: avisan al gestor cuando llega una nueva denuncia, para poder cumplir los plazos.
El software de canal de denuncias Whisper ofrece un registro de actividad del órgano de supervisión / canal de denuncias, notificaciones y avisos por email y asignación automática de las denuncias. Para comparar plataformas lee cómo elegir un software de canal de denuncias, y para lo básico de la normativa qué es el whistleblowing.
Un ejemplo práctico
Llega una denuncia escrita a través de la plataforma. El gestor recibe la notificación, envía el acuse de recibo en 7 días y pide algunas aclaraciones al informante. Examina los hechos, anota cada paso en el registro de actividad y, en un plazo de 3 meses, da respuesta. Cada fase queda documentada.
Lista de comprobación para elegir al gestor
- ¿Tiene el gestor la independencia necesaria para examinar incluso denuncias delicadas?
- ¿Ha recibido una formación adecuada y sabe cómo mantenerla actualizada?
- ¿Hay una persona alternativa designada en caso de conflicto de intereses?
- ¿Dispone del tiempo necesario para cumplir los 7 días y los 3 meses?
- ¿Cuenta con una herramienta con registro de actividad y notificaciones?
- ¿La elección figura en el procedimiento y se ha comunicado a los empleados?
Dos términos útiles
Comunicación: el diálogo entre gestor e informante mientras se tramita la denuncia. Registro de actividad: el registro ordenado de todos los pasos dados en cada denuncia.
F.A.Q. - Preguntas frecuentes
¿Quién puede gestionar el canal de denuncias?
Una persona u oficina interna, o un tercero externo, siempre que sean independientes y estén formados.
¿Qué hace el gestor del canal?
Envía el acuse de recibo en un plazo de 7 días, mantiene el contacto con el informante, investiga la denuncia y da respuesta en un plazo de 3 meses.
¿Debe estar formado el gestor?
Sí, la formación es uno de los requisitos del gestor, junto con la independencia.
¿Qué herramientas ayudan al gestor?
Un registro de actividad y notificaciones cuando llegan denuncias. Whisper ofrece un registro de actividad del órgano de supervisión / canal de denuncias y notificaciones y avisos por email.
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Información general, no asesoramiento jurídico: revisa tu caso con un profesional y consulta las Directrices más recientes de la ANAC.