Software de gestión documental: qué es y cómo elegirlo
Un software de gestión documental reúne las herramientas para crear, guardar, encontrar, compartir y controlar los documentos de una organización. DMS significa Document Management System (sistema de gestión documental): al elegirlo, lo que cuenta es la búsqueda, el control de versiones, los permisos, los vencimientos, las firmas, las aprobaciones y la trazabilidad. IntraThor DMS lo ofrece con archivadores, OCR, firma electrónica avanzada, Microsoft 365 y ThorIA integrada.
Una guía para elegir un software de gestión documental, desde las funcionalidades que hay que revisar hasta la gestión de documentos con IntraThor DMS.
Qué es la gestión documental
La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas que sirven para crear, guardar, encontrar, compartir y controlar los documentos de una organización.
Software de gestión documental y DMS son sinónimos en el uso habitual: DMS significa Document Management System.
Al elegir, comprueba cómo gestiona el software:
- búsqueda, control de versiones y permisos por rol
- vencimientos y flujos de aprobación
- firmas y registro de cambios
Cuándo necesitas un DMS
Un DMS te ayuda a controlar:
- la organización y la búsqueda de documentos
- el control de versiones de los documentos
- los vencimientos
- los flujos de aprobación
- los permisos y el registro de cambios
Qué revisar en las carpetas compartidas
- búsqueda de archivos
- control de versiones
- gestión de vencimientos
- aprobación de documentos
- permisos detallados en cada documento
Qué debe tener un software de gestión documental
Organización
¿Cómo se guardan y controlan los documentos?
Búsqueda
¿Cómo se encuentran los documentos?
Control de versiones
¿Se registran las versiones de los documentos?
Permisos
¿Hay permisos por rol?
Vencimientos
¿Se pueden gestionar los vencimientos?
Firma
¿Qué firma admite?
Auditoría
¿Se registran los cambios?
Aprobaciones
¿Hay flujos de aprobación?
Integraciones
¿Cómo se colabora en los documentos con otras herramientas?
Microsoft 365
¿Permite la edición colaborativa de archivos de Office?
Cómo lo resuelve IntraThor DMS
IntraThor DMS para la gestión documental organiza los documentos en archivadores e incluye OCR, control de versiones, vencimientos y flujos de aprobación. El drive multinivel permite editar archivos de Office en equipo con Microsoft 365 mediante WOPI.
Para guardar e intercambiar archivos, descubre IntraDrive, el almacenamiento en la nube empresarial de IntraThor.
Compara IntraThor DMS con otros programas de gestión documental
Te permite:
- búsqueda, control de versiones y permisos por rol
- asociar vencimientos, números de referencia y otros campos
- firmar con FEA, OTP por teléfono y registro con hash
- editar archivos con Microsoft 365 mediante WOPI
- gestionar el control de versiones y las aprobaciones
ThorIA puede:
- leer y buscar archivos
- colocarlos en los archivadores adecuados y reorganizar el drive
- gestionar el flujo de aprobación
Permisos, firmas y trazabilidad
Al elegir, comprueba:
Búsqueda, control de versiones, permisos, vencimientos, firmas y trazabilidad son los elementos que hay que valorar al elegir un software de gestión documental.
Integración en IntraThor
IntraThor DMS es el módulo documental de la plataforma IntraThor, con ThorIA integrada.
Los archivadores se organizan por:
Un único portal
Un único acceso
Todo conectado
Lista de comprobación para la compra
Usuarios, empresas y documentos ilimitados: sin coste por usuario ni por empresa. Incluye 64 GB de almacenamiento; si necesitas más, el espacio adicional cuesta muy poco.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión documental?
Es el conjunto de procesos y herramientas que sirven para crear, guardar, encontrar, compartir y controlar los documentos de una organización.
¿Qué diferencia hay entre un software de gestión documental y un DMS?
En el uso habitual son sinónimos: DMS son las siglas de Document Management System.
¿Qué debe tener un buen software de gestión documental?
Búsqueda eficaz, control de versiones, permisos por rol, vencimientos, flujos de aprobación, firmas y registro de cambios.
¿Por qué no basta una carpeta compartida?
Porque las carpetas no registran versiones, vencimientos, aprobaciones ni permisos detallados en cada documento.
¿Hay costes por usuario?
Usuarios, empresas y documentos ilimitados: sin coste por usuario ni por empresa. Incluye 64 GB de almacenamiento; si necesitas más, el espacio adicional cuesta muy poco.
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Los datos se almacenan en servidores AWS en Milán (Italia) y se distribuyen a través de la red CloudFront, con nodos también en Roma y Palermo, en pleno cumplimiento del RGPD. Thorsoft cuenta con las certificaciones ISO 9001, 27001, 27017 y 27018.