Implantar un canal de whistleblowing no consiste solo en elegir una plataforma. Hace falta un documento que explique a todos cómo funciona: el procedimiento. Es la referencia para quien quiere denunciar, para quien gestiona las denuncias y para quien debe comprobar que el sistema cumple la Directiva europea y la normativa nacional (en España, la Ley 2/2023; en Italia, el Decreto Legislativo 24/2023).
En esta guía vemos para qué sirve el procedimiento, qué contenidos debe incluir, cómo comunicarlo a los sindicatos, qué errores evitar y un índice de ejemplo del que partir. Para una visión general de la normativa, lee qué es el whistleblowing y qué exige la normativa.
Para qué sirve el procedimiento
El procedimiento de denuncias tiene tres funciones principales:
- Informar: comunica a empleados y colaboradores que el canal existe, quién puede usarlo y cómo.
- Organizar: establece quién recibe las denuncias, qué debe hacer y en qué plazos.
- Demostrar: documenta que la organización ha adoptado reglas coherentes con la normativa. En Italia, un procedimiento no conforme es una de las situaciones que la ANAC puede sancionar.
Un procedimiento claro reduce las dudas de quien necesita denunciar y facilita el trabajo del gestor del canal, porque sabe exactamente qué pasos seguir.
Contenidos mínimos
Ámbito y personas incluidas
El procedimiento debe indicar quién puede presentar una denuncia y qué tipos de infracción entran en el canal. Conviene usar un lenguaje sencillo, con ejemplos comprensibles para personas sin formación jurídica.
Gestor del canal
Debe indicar quién tramita las denuncias: una persona u oficina interna o un tercero externo, en cualquier caso independiente y formado. Para saber más, lee quién puede ser el gestor del canal de denuncias.
Canales y formas de denuncia
El procedimiento describe las formas en que pueden hacerse las denuncias:
- por escrito, por ejemplo mediante una plataforma online;
- de forma oral;
- en reunión presencial con el gestor, a petición del informante.
Plazos de tramitación
La Directiva europea y las leyes nacionales (en Italia, el art. 5 del Decreto Legislativo 24/2023; en España, la Ley 2/2023) exigen un acuse de recibo en un plazo de 7 días y una respuesta en un plazo de 3 meses. El procedimiento debe indicarlos y explicar quién es responsable.
Protecciones y prohibición de represalias
Los informantes deben saber que su identidad está protegida y que las represalias contra ellos están prohibidas. Esta parte es esencial: sin confianza en las protecciones, el canal corre el riesgo de no usarse.
Tratamiento y conservación de los datos
El procedimiento debe explicar cómo se tratan los datos personales y durante cuánto tiempo se conservan: en Italia, no más de 5 años desde el resultado final de la denuncia; en España, consulta los plazos de la Ley 2/2023. Junto al procedimiento, hace falta una información sobre privacidad para el informante.
Formación
Es recomendable prever formación para quienes gestionan el canal e información para los empleados, de modo que todos sepan cómo funciona el sistema.
Publicación e información a los empleados
El procedimiento debe ser fácilmente accesible: por ejemplo en la intranet, en los tablones de anuncios de la empresa o en la web. Indica en el documento dónde se publica y cómo se informa a las nuevas incorporaciones.
Lista de comprobación del procedimiento
Antes de aprobar el procedimiento, comprueba que puedes responder sí a todas estas preguntas:
- ¿Indica quién puede denunciar y qué infracciones pueden denunciarse?
- ¿Está designado el gestor del canal, interno o externo?
- ¿Se describen las formas de denuncia: escrita, oral y en reunión presencial?
- ¿Se indican los plazos: acuse de recibo en 7 días y respuesta en 3 meses?
- ¿Se explican las protecciones del informante y la prohibición de represalias?
- ¿Queda claro cómo se tratan los datos y durante cuánto tiempo se conservan?
- ¿Se prevé formación para quienes gestionan el canal y para los empleados?
- ¿Indica dónde se publica el procedimiento y cómo se informa a los empleados?
Información a los sindicatos
Según el art. 4 del Decreto Legislativo italiano 24/2023, el canal interno se implanta tras informar a los representantes o a las organizaciones sindicales. En la práctica conviene:
- preparar la versión definitiva del procedimiento;
- enviarla a los representantes o a las organizaciones sindicales con una breve carta de presentación;
- dejar constancia de la comunicación;
- activar el canal y publicar el procedimiento.
La forma de realizar esta comunicación puede variar de una empresa a otra: en caso de duda, consulta a tu asesor. En otros países de la UE, comprueba las normas nacionales sobre la consulta a la representación de los trabajadores; en España, la Ley 2/2023 exige consultarla antes de implantar el Sistema interno de información.
Errores frecuentes
- Copiar un procedimiento genérico sin adaptarlo a la organización real.
- No designar al gestor, o designar a uno sin independencia ni formación.
- Olvidar los plazos de 7 días y 3 meses, o no indicar quién debe cumplirlos.
- Descuidar la privacidad, por ejemplo no indicando los plazos de conservación.
- No publicar el procedimiento, dejándolo en un archivo que nadie consulta.
- No actualizarlo cuando cambian el gestor, las herramientas o la organización.
Índice de ejemplo
Una posible estructura, que adaptar a tu organización con el apoyo de un profesional:
- Finalidad y referencias normativas
- Ámbito y personas que pueden denunciar
- Objeto de las denuncias
- Gestor del canal
- Canales y formas de denuncia
- Tramitación de la denuncia: acuse de recibo, verificación, respuesta
- Protecciones del informante y prohibición de represalias
- Tratamiento y conservación de los datos
- Formación e información
- Publicación y actualización del procedimiento
Plantillas listas para usar con Whisper
El software de canal de denuncias Whisper incluye una plantilla de procedimiento de denuncias y una plantilla de información sobre privacidad para el informante, listas para personalizar. Si estás evaluando distintas plataformas, lee cómo elegir un software de canal de denuncias.
Cómo redactarlo en la práctica
- Implica a las personas adecuadas: dirección, RR. HH., el responsable de privacidad y el futuro gestor del canal, además de tu asesor jurídico.
- Parte de la organización real: describe quién hace qué en tu empresa, no en una ideal.
- Escribe de forma sencilla: quien lea el procedimiento debería entender en pocos minutos cómo denunciar y qué esperar.
- Alinea procedimiento y herramienta: las formas descritas deben coincidir con las realmente disponibles en la plataforma.
- Prevé revisiones periódicas: indica quién actualiza el documento y cuándo.
Dos términos útiles
Acuse de recibo: la confirmación enviada al informante de que la denuncia ha llegado, en un plazo de 7 días. Respuesta: la comunicación al informante sobre el resultado o el estado de la denuncia, en un plazo de 3 meses.
F.A.Q. - Preguntas frecuentes
¿Qué debe contener el procedimiento de denuncias?
Ámbito y personas incluidas, gestor del canal, canales y formas de denuncia, plazos de tramitación, protecciones y prohibición de represalias, tratamiento y conservación de los datos, formación, publicación e información a los empleados.
¿Qué plazos debe indicar el procedimiento?
Acuse de recibo en un plazo de 7 días y respuesta en un plazo de 3 meses, como exigen la Directiva (UE) 2019/1937 y las leyes nacionales (en Italia, el art. 5 del Decreto Legislativo 24/2023).
¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos de las denuncias?
Depende de la normativa nacional: en Italia, no más de 5 años desde el resultado final de la denuncia.
¿Hay que comunicar el procedimiento a los sindicatos?
En Italia, sí: el canal interno se implanta tras informar a los representantes o a las organizaciones sindicales (art. 4 del Decreto Legislativo 24/2023). En España, la Ley 2/2023 exige consultar a la representación legal de los trabajadores.
¿Incluye Whisper una plantilla de procedimiento?
Sí, Whisper incluye una plantilla de procedimiento de denuncias y una plantilla de información sobre privacidad para el informante.
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Información general, no asesoramiento jurídico: revisa tu caso con un profesional y consulta las Directrices más recientes de la ANAC.