Elegir un software de canal de denuncias no consiste solo en activar un formulario online para recibir denuncias. El canal interno es una obligación legal: debe proteger a quienes denuncian, permitir a quienes las gestionan trabajar de forma ordenada y dejar constancia de cada paso. Una elección precipitada puede dar lugar a un canal que existe sobre el papel pero que no resiste un examen.
En esta guía encontrarás 10 criterios prácticos para evaluar una plataforma de denuncias, una lista de comprobación imprimible para llevar a las reuniones con los proveedores, los errores más frecuentes que conviene evitar y las respuestas a las preguntas que más nos hacen.
10 criterios para elegir un software de canal de denuncias
1. Cumplimiento de la Directiva europea y de la normativa nacional
El punto de partida es la ley. La Directiva (UE) 2019/1937 y las leyes nacionales que la transponen (en España, la Ley 2/2023; en Italia, el Decreto Legislativo 24/2023) definen quién debe implantar un canal interno, cómo deben tramitarse las denuncias y qué protecciones corresponden al informante; las autoridades competentes, como la Autoridad Independiente de Protección del Informante en España o la ANAC en Italia, orientan sobre cómo aplicar estas reglas en la práctica. Pregunta al proveedor cómo apoya el software cada requisito: una respuesta genérica como «cumplimos la normativa» no basta. Para repasar las reglas, empieza por nuestra guía qué es el whistleblowing y cómo funciona.
2. Anonimato y confidencialidad
Los informantes deben poder elegir si se identifican o no y, en ambos casos, su identidad debe seguir siendo confidencial. Comprueba que la plataforma admite denuncias anónimas, permite comunicarse con el informante sin conocer su nombre y hace visible la información solo a quienes están autorizados a tramitarla. La confidencialidad también abarca a las personas implicadas y mencionadas en la denuncia.
3. Seguridad y certificaciones
Una denuncia puede contener datos personales e información sensible. Comprueba que los datos están cifrados, que el acceso está protegido, por ejemplo con autenticación en dos pasos, y que el proveedor puede demostrar su nivel de seguridad con certificaciones verificables. Las certificaciones no sustituyen a una buena configuración, pero son una señal concreta de la atención del proveedor a la protección de la información.
4. Plazos: acuse de recibo en 7 días y respuesta en 3 meses
La normativa exige que el informante reciba un acuse de recibo en un plazo de 7 días y una respuesta en un plazo de 3 meses. Un buen software te ayuda a no saltarte nunca estos plazos: notificaciones cuando llega una nueva denuncia, recordatorios y una visión clara del estado de cada expediente. Sin estas herramientas, cumplir los plazos depende solo de la memoria de las personas.
5. Roles y permisos
No todo el mundo debe verlo todo. Quienes gestionan las denuncias, el órgano de supervisión y los posibles asesores tienen tareas distintas. El software debería permitir asignar roles y permisos, dirigir las denuncias a las personas adecuadas y gestionar los conflictos de intereses, por ejemplo cuando una denuncia afecta a uno de los gestores.
6. Registro de actividad
Cada paso en la tramitación de una denuncia debería quedar registrado: quién la leyó, cuándo se envió el acuse de recibo, qué comprobaciones se hicieron y cómo se cerró. Un registro de actividad ordenado ayuda a demostrar que la denuncia se tramitó correctamente y a responder a posibles solicitudes de auditoría.
7. Documentación: procedimiento y privacidad
El canal por sí solo no basta: hace falta un procedimiento que explique cómo denunciar y cómo se tramitan las denuncias, y una información sobre privacidad para el informante. Comprueba si el proveedor ofrece plantillas que adaptar a tu organización e indicaciones sobre la gestión de los datos personales. Recuerda que los plazos de conservación de los datos de las denuncias los fija la normativa nacional: en Italia, no más de 5 años desde la comunicación del resultado final.
8. Varios idiomas y facilidad de uso
Si en tu empresa se hablan idiomas distintos, el canal debe ser comprensible para todos. La sencillez también cuenta: un formulario claro, accesible desde el ordenador y el smartphone y al que se llega mediante una dirección específica o un código QR, reduce las barreras para denunciar. Lo mismo vale para quienes gestionan las denuncias: una interfaz confusa provoca errores y retrasos.
9. Soporte y formación
Pregunta cómo funciona la puesta en marcha, quién te ayuda con la configuración y cuánto soporte incluye. La normativa exige que quienes gestionan las denuncias estén formados: los materiales de formación y los vídeos breves de demostración ayudan a usar el canal correctamente desde el primer día.
10. Costes transparentes
El precio debe ser claro: qué incluye, de qué depende y qué se paga aparte. Desconfía de las ofertas en las que funciones esenciales como el cifrado, el registro de actividad o la documentación solo están disponibles en paquetes superiores. Para saber más, lee nuestra guía sobre cuánto cuesta un software de canal de denuncias.
Lista de comprobación imprimible
Usa esta tabla en las reuniones con los proveedores y anota la respuesta que obtienes a cada pregunta.
| Pregunta para el proveedor | Sí | No | Notas |
|---|---|---|---|
| ¿El canal cumple la Directiva europea, la normativa nacional aplicable (en España, la Ley 2/2023; en Italia, el Decreto Legislativo 24/2023 y las directrices de la ANAC)? | |||
| ¿Se pueden enviar denuncias de forma anónima y la identidad del informante sigue siendo confidencial? | |||
| ¿Los datos están cifrados y el acceso protegido, por ejemplo con autenticación en dos pasos? | |||
| ¿El proveedor tiene certificaciones de seguridad verificables? | |||
| ¿El sistema te ayuda a cumplir los 7 días para el acuse de recibo y los 3 meses para la respuesta? | |||
| ¿Puedes definir roles y permisos para quienes gestionan las denuncias? | |||
| ¿Hay un registro de actividad que se pueda consultar? | |||
| ¿Incluye plantillas del procedimiento y de la información sobre privacidad? | |||
| ¿La plataforma está disponible en varios idiomas y es fácil de usar? | |||
| ¿Incluye puesta en marcha, soporte y formación? | |||
| ¿El precio es claro e incluye todas las funcionalidades que necesitas? |
Errores que conviene evitar
- Usar una simple dirección de email o un formulario genérico: no garantiza confidencialidad, trazabilidad ni comunicación con un informante anónimo.
- Fijarse solo en el precio: una oferta barata que excluye documentación, soporte o funciones de seguridad acaba costando más.
- Olvidarse del procedimiento: el software debe ir acompañado de un procedimiento escrito y de una información sobre privacidad.
- No formar a los gestores: quienes reciben las denuncias deben saber cómo tramitarlas y qué plazos cumplir.
- No comunicar el canal: empleados y colaboradores deben saber que el canal existe y cómo acceder a él.
F.A.Q. - Preguntas frecuentes
¿Basta un buzón de email para el canal de denuncias?
Por regla general, no: una dirección de email no garantiza la confidencialidad de la identidad del informante, la trazabilidad de las actividades ni la posibilidad de comunicarse con un informante anónimo, como exige la normativa (en Italia, el Decreto Legislativo 24/2023 y las directrices de la ANAC).
¿Cuáles son los requisitos mínimos de un software de canal de denuncias?
Un canal interno confidencial, la posibilidad de denunciar de forma anónima, la protección de los datos, el apoyo para cumplir los plazos legales (acuse de recibo en 7 días y respuesta en 3 meses), acceso limitado a las personas autorizadas y un registro de actividad.
¿Son importantes las certificaciones del proveedor?
Sí: las certificaciones verificables de seguridad de la información son una señal concreta de la atención del proveedor a la protección de los datos contenidos en las denuncias.
¿Hace falta también un procedimiento escrito?
Sí. El software debe ir acompañado de un procedimiento que explique cómo denunciar y cómo se tramitan las denuncias, y de una información sobre privacidad para el informante.
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