Entregar un par de botas de seguridad o un casco es una tarea cotidiana en muchas empresas y en cualquier obra. Pero ¿cómo demuestras, meses después, que el EPI se entregó, a quién y cuándo? Para eso sirve un registro de entrega de EPI.
Las obligaciones del empresario en materia de EPI
Los EPI, equipos de protección individual, son los equipos que llevan los trabajadores para protegerse de los riesgos para su salud y seguridad. En términos generales, el empresario debe (en Italia, art. 77 del Decreto Legislativo 81/2008; en España, el Real Decreto 773/1997):
- proporcionar EPI adecuados a los riesgos existentes;
- informar a los trabajadores sobre los riesgos de los que les protegen los EPI;
- formar a los trabajadores en el uso correcto de los EPI;
- impartir formación práctica para los EPI de categoría III.
Estas obligaciones no terminan con la primera entrega. Los EPI deben mantenerse en buen estado y sustituirse cuando sea necesario, y con el tiempo los trabajadores cambian de puesto, de departamento o de obra. Gestionar los EPI es, por tanto, una actividad continua que requiere un método.
La entrega documentada como buena práctica
Documentar cada entrega con un formulario firmado por el trabajador es una buena práctica para demostrar que se ha cumplido la obligación. En caso de inspección o de accidente, el registro permite reconstruir qué EPI se proporcionaron, a quién y en qué fecha.
El registro también es útil para la organización interna: saber quién ha recibido qué ayuda a planificar las sustituciones, gestionar el stock y no olvidar a las nuevas incorporaciones ni a quienes cambian de puesto.
Un formulario de entrega eficaz es sencillo: identifica claramente al trabajador y el equipo, indica la fecha y se firma como acuse de recibo. También puede ser útil indicar que el trabajador ha recibido información sobre el uso del EPI, vinculando la entrega a las actividades de información y formación.
Qué registrar
Para cada entrega conviene registrar al menos esta información:
| Campo | Qué indicar |
|---|---|
| Empleado | Nombre, puesto, departamento u obra |
| EPI | Tipo y modelo del equipo |
| Fecha de entrega | Día en que se entregó el EPI |
| Talla | Para EPI que se llevan puestos, como calzado, guantes y ropa |
| Certificaciones | Documentación y certificaciones del EPI |
| Vencimientos | Fecha de sustitución o de fin de validez |
| Firma | Firma del trabajador como acuse de recibo |
Conserva también el historial de sustituciones: los EPI entregados varias veces al mismo trabajador cuentan la historia de su equipamiento a lo largo del tiempo.
Organiza el registro para poder consultarlo desde dos puntos de vista: por trabajador, para saber qué EPI se le han entregado, y por tipo de EPI, para saber quién ha recibido un determinado modelo y cuándo habrá que sustituirlo.
Los errores más frecuentes
- Formularios en papel dispersos: difíciles de encontrar cuando hacen falta.
- Vencimientos sin controlar: EPI utilizados más allá de su validez.
- Certificaciones sin archivar: imposible demostrar que el equipo es adecuado.
- Gestión desorganizada entre obras: cada centro lleva su propio registro, sin una visión de conjunto.
Para evitarlos, conviene fijar unas pocas reglas claras: quién entrega los EPI, cómo se registra la entrega, dónde se guardan los formularios firmados y quién revisa periódicamente los vencimientos.
Cómo gestionarlo en digital
Con IntraThor - Gestión de EPI cada equipo se vincula al empleado o al proyecto, con el historial completo de entregas y sustituciones, las certificaciones y la documentación técnica adjuntas y avisos automáticos de vencimiento. El módulo está integrado con el software de gestión de personal: los datos de los empleados ya están disponibles y no hay que introducirlos dos veces.
Así el registro deja de ser un archivador que actualizar y se convierte en un archivo que se consulta en segundos, aunque los trabajadores estén repartidos entre varios centros u obras. Para las obras, descubre también cómo llevar el diario de obra.
Pasos prácticos para empezar
- Haz una lista de los EPI utilizados en la empresa, por puesto de trabajo.
- Asigna a cada trabajador los EPI que necesita, con sus tallas.
- Prepara un único formulario de entrega para todos los centros.
- Archiva los formularios firmados en un único lugar.
- Programa una revisión periódica de vencimientos y sustituciones.
F.A.Q. - Preguntas frecuentes
¿Qué obligaciones tiene el empresario en materia de EPI?
En general, proporcionar EPI adecuados, informar y formar a los trabajadores y, para los EPI de categoría III, impartir formación práctica (en la UE, Directiva 89/656/CEE; en España, Real Decreto 773/1997; en Italia, art. 77 del Decreto Legislativo 81/2008).
¿Por qué documentar la entrega de EPI?
Un formulario de entrega firmado por el trabajador es una buena práctica para demostrar el cumplimiento y reconstruir qué EPI se proporcionaron, a quién y cuándo.
¿Qué debe contener el registro?
Al menos el empleado, el EPI, la fecha de entrega, la talla, las certificaciones, los vencimientos y la firma del trabajador.
¿Cómo se gestiona el registro en digital?
Con IntraThor - Gestión de EPI, cada equipo se asocia al empleado o al proyecto, con historial de entregas, certificaciones adjuntas y avisos automáticos de vencimiento.
¿Puede ser digital el registro?
Sí, un registro digital es una forma de organizar entregas, firmas y vencimientos en un único archivo accesible desde todas las obras.
¿Cada cuánto hay que revisar el registro?
Conviene programar una revisión periódica, por ejemplo mensual, de vencimientos y sustituciones, además de una actualización con cada nueva incorporación o cambio de puesto.
¿Quién debe encargarse del registro?
Conviene designar un responsable para cada obra o centro, con reglas comunes sobre cómo registrar las entregas y dónde guardar los formularios.
Solicita una demo
Descubre cómo registrar entregas, certificaciones y vencimientos de los EPI con avisos automáticos.
Información general, no asesoramiento jurídico: consulta siempre la normativa vigente.