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Para qué sirve el cuestionario
El cuestionario organiza una recogida de información que de otro modo quedaría dispersa entre mensajes y adjuntos. Ayuda a hacer solicitudes coherentes y facilita la comparación con los criterios de la empresa. Antes de crearlo, aclara el tipo de suministro, las actividades previstas y quién revisará las respuestas. No hay una plantilla que sirva igual para todas las relaciones.
La recogida debe mantenerse separada de la decisión. El proveedor puede declarar una capacidad o adjuntar un documento, pero alguien tiene que comprobar si ese material es pertinente para el encargo. Un cuestionario bien organizado ayuda a seguir la información disponible y las solicitudes pendientes de aclarar. No garantiza automáticamente el cumplimiento normativo, la fiabilidad ni una relación sin incidencias.
Puedes verlo como parte de un proceso que incluye solicitud, revisión, evaluación y actualización posterior. Cada paso debería tener un responsable y un resultado reconocible. Para una perspectiva organizativa más amplia, consulta la guía sobre cómo crear un registro de proveedores homologados.
Secciones habituales y preguntas de ejemplo
La tabla ofrece un punto de partida que adaptar a tu contexto. Las preguntas son ejemplos genéricos, no obligaciones universales ni una lista completa de los controles necesarios. Evita solicitudes ajenas a la actividad prevista. Cuando una pregunta requiera un adjunto, explica qué información buscas y cómo se revisará, en lugar de recopilar material solo porque figuraba en una plantilla anterior.
| Sección | Finalidad | Preguntas de ejemplo genéricas |
|---|---|---|
| Datos de la empresa | Identificar a la empresa y al interlocutor de la relación. | ¿Cuál es la razón social de la empresa? ¿Quién gestiona las solicitudes de documentos? |
| Requisitos legales y documentales | Recopilar información pertinente para la relación que se va a establecer. | ¿Qué documentos de la empresa puedes aportar para la revisión necesaria? |
| Seguridad y salud | Entender la organización en relación con las actividades previstas. | ¿Quién es el responsable de seguridad de la actividad? ¿Qué evidencias pertinentes hay disponibles? |
| Calidad y medio ambiente | Conocer los procedimientos pertinentes para el suministro. | ¿Cómo controláis la calidad del servicio? ¿Qué procedimientos ambientales son pertinentes para el encargo? |
| Referencias | Entender la experiencia y las capacidades en relación con el trabajo. | ¿Puedes describir actividades similares, sin revelar datos confidenciales de otros clientes? |
Datos de la empresa y solicitudes de documentos
Los datos de la empresa deberían permitir vincular respuestas y adjuntos a la misma empresa. Evita etiquetas poco claras o solicitudes que mezclen los datos del proveedor con los de contacto. Una pregunta legible facilita tanto cumplimentarla como revisarla. Deja claro también a quién dirigirse cuando un documento no es pertinente o una respuesta necesita más explicación.
Para cada solicitud de documento, indica el motivo y el contexto de la revisión. Una casilla marcada no equivale a revisar el adjunto. Decide cómo señalar un documento que falta, una versión que hay que actualizar o un elemento que debe revisar una persona cualificada. Distinguir entre declaración y documento evita tratar informaciones distintas como si significaran lo mismo.
Seguridad y salud, calidad y referencias
Las preguntas sobre seguridad y salud deberían estar ligadas a las actividades realmente previstas. No uses una lista genérica como prueba de que la empresa es apta para cualquier encargo. La revisión requiere atención al contexto y a las responsabilidades aplicables. Para los aspectos que no trata esta guía, consulta la normativa vigente con profesionales cualificados.
La calidad y el medio ambiente pueden describirse mediante procedimientos y evidencias pertinentes, sin dar por hecho que las certificaciones son obligatorias en todos los casos. Para las referencias, prefiere descripciones que ayuden a entender la experiencia y evita las solicitudes generalizadas de información confidencial. La comparación debe referirse a la capacidad en relación con el encargo, no solo al número de adjuntos o a la extensión de las respuestas.
Documentos que solicitar y revisar
DURC
En Italia, el DURC acredita que la empresa está al corriente de las cotizaciones sociales (en España, cumple una función similar el certificado de la Seguridad Social). Cuando sea pertinente para la revisión, define cómo solicitarlo, quién lo revisa y dónde registrar la información necesaria para la siguiente actualización. Esta guía no le asigna una duración estándar, y no debes dar por hecho que un archivo guardado sigue siendo válido. Para el contexto de la gestión documental, consulta el artículo sobre el DURC: validez, vencimiento y verificación.
Nota del registro mercantil
La nota del registro mercantil (en Italia, la visura camerale) permite consultar la información de la empresa inscrita en el registro. Úsala en el contexto de la revisión que vas a realizar, comparando los datos de la empresa con los del cuestionario. No la conviertas en una garantía general de fiabilidad ni en una declaración de que no existe ningún problema. Si hacen falta valoraciones adicionales, identifica quién está cualificado para realizarlas.
Idoneidad técnico-profesional
Para la idoneidad técnico-profesional, las referencias consideradas aquí son, en Italia, el artículo 26 y el anexo XVII del Decreto Legislativo 81/2008. Su aplicabilidad debe valorarse en relación con el contexto de las actividades y las responsabilidades implicadas, sin confundir los distintos ámbitos. Incluir esta expresión en el cuestionario no completa la revisión: la información pertinente debe revisarse con profesionales cualificados.
Recopilar el DURC, la nota del registro y las evidencias técnicas no debe presentarse como una lista siempre suficiente. Define la documentación necesaria para el caso concreto y el proceso de revisión. Para saber más sobre cómo organizar estos materiales, lee la guía sobre la idoneidad técnico-profesional y los documentos de obra. Para otras referencias, consulta la normativa vigente.
Vencimientos y renovaciones
Distingue el vencimiento de un documento de la actualización del cuestionario y de la reevaluación del proveedor. No todos los elementos siguen necesariamente el mismo recorrido. Alguna información puede requerir una nueva revisión cuando cambia el encargo o cuando surgen cambios significativos. Define quién recoge el material nuevo y quién valora si hay que revisar el resultado anterior.
Una renovación debería dejar claro qué se ha actualizado y qué queda por revisar. Como ejemplo organizativo, puedes separar material recibido, material por completar y elementos evaluados: estas etiquetas ayudan a hablar del proceso interno y no son estados obligatorios. Evita duraciones genéricas no verificadas para documentos y homologaciones.
Valoración: cómo fijar criterios comprensibles
La valoración resume la evaluación según criterios definidos por la empresa. Antes de configurarla, aclara qué aspectos quieres considerar: pertinencia de las respuestas, integridad de los documentos, capacidad en relación con el encargo y gestión de las peticiones de aclaración. Cada criterio debería tener un significado compartido, de modo que distintos evaluadores entiendan qué evidencias sostienen el juicio y qué información falta todavía.
Evita mezclar requisitos imprescindibles y preferencias organizativas sin indicarlo. Un adjunto que falta no debe interpretarse automáticamente como falta de capacidad técnica. Prevé cómo tratar la información no disponible y los casos que requieren más revisión. Esta guía no propone puntuaciones, pesos ni umbrales: deben definirse en el contexto de la empresa, sin presentarlos como valores correctos en general.
Conserva el razonamiento de la evaluación para que el resultado pueda discutirse y revisarse por personas cualificadas. La valoración no es una certificación ni elimina la necesidad de revisar cada encargo. Si cambia la documentación, valora qué criterios hay que revisar. El proceso sigue siendo una decisión organizativa apoyada en la información recogida, no una conclusión a la que se llega simplemente rellenando el formulario.
Cómo lo hace IntraThor
El módulo de Homologación de proveedores de IntraThor gestiona cuestionarios personalizables con campos ilimitados: fechas, texto, casillas de verificación, opción única y opción múltiple. Las respuestas pueden obtenerse en PDF. El proceso incluye vencimientos y flujos de trabajo, configurados según las necesidades del cliente. Así el cuestionario acompaña a la recogida de documentos, mientras que la evaluación sigue siendo responsabilidad de la empresa.
Las plantillas de solicitud de documentos son configurables e ilimitadas. Puedes fijar nombres en italiano y en inglés y definir firma, vencimiento y obligatoriedad de cada documento. Hay plantillas base editables, como las del DURC y la nota del registro mercantil. Qué documentos solicitar sigue dependiendo del caso concreto y de los controles de la empresa, no simplemente de que exista una plantilla.
IntraThor gestiona la valoración de proveedores y la configuración por cliente, y ThorIA puede ayudar a configurar solicitudes de forma masiva. La revisión de los documentos y la decisión sobre la homologación siguen siendo responsabilidad de la empresa. Para ver cuestionarios y plantillas en el flujo operativo, visita la página del software de homologación de proveedores IntraThor y prepara tus preguntas para una demo.
Lista de comprobación para preparar la plantilla
Usa la lista como punto de partida organizativo y adáptala al encargo. Antes de enviar el cuestionario, reléelo desde el punto de vista de quien tiene que cumplimentarlo y de quien lo revisará. Si una pregunta no tiene un uso claro en el proceso, plantéate eliminarla o reformularla. Las solicitudes deben seguir siendo comprensibles y pertinentes.
- Define las actividades previstas y los responsables de la evaluación.
- Separa datos de la empresa, declaraciones y evidencias documentales.
- Comprueba que las preguntas de seguridad y salud, calidad y medio ambiente son pertinentes.
- Identifica quién revisa los documentos y la necesidad de renovación.
- Aclara qué significa la valoración y cómo se trata la información que falta.
- Acordad cómo actualizar el cuestionario cuando cambie el encargo.
Preguntas frecuentes
Para comparar cuestionarios, documentos y flujos de trabajo a partir de fuentes públicas, consulta la comparativa de funcionalidades de software de homologación de proveedores.
¿Para qué sirve un cuestionario de homologación de proveedores?
Recoge información y documentos para evaluar a una empresa en relación con el encargo. Apoya la decisión de la empresa, pero cumplimentarlo no demuestra por sí solo la idoneidad ni el cumplimiento normativo.
¿Qué secciones puede contener?
Una base genérica incluye datos de la empresa, requisitos legales y documentales, seguridad y salud, calidad y medio ambiente, y referencias. Las preguntas deben adaptarse a la actividad y no son obligaciones universales.
¿Bastan un DURC y una nota del registro mercantil para homologar a un proveedor?
No son una lista siempre suficiente. En la normativa italiana, para la idoneidad técnico-profesional hay que considerar el contexto del art. 26 y del anexo XVII del Decreto Legislativo 81/2008 con los profesionales competentes; consulta la normativa vigente.
¿Cómo debe definirse la valoración?
Fija criterios comprensibles, las evidencias que examinar y cómo tratar la información que falta. Distingue los requisitos imprescindibles de las preferencias; la valoración no sustituye la evaluación del encargo.
¿Cómo gestiona IntraThor los cuestionarios y los documentos?
IntraThor gestiona cuestionarios personalizables, PDF de las respuestas, vencimientos, flujos de trabajo, plantillas de documentos configurables y valoraciones. ThorIA ayuda en la configuración masiva de las solicitudes. No está prevista la obtención automática del DURC.
Información general, no asesoramiento jurídico: consulta la normativa vigente.
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