Certificaciones de obra en la construcción

En una obra que dura meses, el contratista no espera al final de los trabajos para cobrar: recibe pagos parciales a medida que avanza la obra. La herramienta que mide ese avance y lo convierte en un importe es la certificación de obra.

Veamos qué es, cómo se prepara en general, qué errores evitar y por qué conviene vincularla a las mediciones y al control de costes.

Qué es una certificación de obra

Una certificación de obra (en italiano SAL, stato avanzamento lavori) es el documento contable que acredita los trabajos ejecutados hasta una fecha determinada. Es la base de los pagos parciales durante la ejecución de la obra.

En la práctica, una certificación toma una instantánea de la obra en un momento preciso: qué partidas se han completado, en qué cantidades y por qué importe total. Cada nueva certificación actualiza la instantánea, teniendo en cuenta lo ya certificado en las anteriores.

Para el contratista es una herramienta financiera, porque determina los ingresos durante la obra. Para el cliente es una herramienta de control, porque le permite comprobar que los pagos se corresponden con lo realmente construido.

La periodicidad de las certificaciones y la forma de emitirlas dependen de lo acordado entre las partes, normalmente en el contrato y en el pliego de condiciones. Por eso, antes de empezar la obra, conviene tener claro cada cuánto se preparará una certificación y qué documentos deben acompañarla.

Cómo se prepara

En términos generales, la preparación de una certificación sigue tres pasos.

1. Mediciones

Se miden los trabajos ejecutados en obra hasta la fecha de referencia: metros, metros cuadrados, metros cúbicos, número de elementos instalados. Las mediciones deben ser verificables y estar documentadas.

2. Cantidades

Las mediciones se asignan a las partidas del contrato y del presupuesto de mediciones, obteniendo para cada partida la cantidad ejecutada en el periodo y la cantidad acumulada.

3. Precios del contrato

A cada cantidad se aplica el precio unitario fijado en el contrato. La suma de las partidas da el valor de los trabajos ejecutados, del que se descuenta el importe ya reconocido en certificaciones anteriores.

Una buena certificación es, por tanto, el resultado de un registro continuo en obra. Un diario de obra bien llevado es una ayuda valiosa para reconstruir qué se hizo y cuándo.

Revisión y envío

Antes de enviarla, la certificación debe revisarse: ¿las cantidades coinciden con lo realmente ejecutado? ¿Las partidas son las del contrato? ¿Los totales tienen en cuenta las certificaciones anteriores? Una revisión interna rigurosa reduce las peticiones de aclaración y agiliza la aprobación por parte del cliente. Conserva siempre la documentación justificativa, como mediciones y fotos, para poder mostrarla fácilmente si se solicita.

Errores frecuentes

• Mediciones sin documentar: las cantidades difíciles de verificar generan discusiones y retrasos en los pagos.
• Partidas no alineadas con el contrato: trabajos registrados con descripciones o unidades de medida distintas de las acordadas.
• Doble cómputo: cantidades ya certificadas en una certificación anterior e introducidas de nuevo.
• Precios desactualizados: uso de precios distintos de los del contrato o incoherentes con posibles modificaciones.
• Archivos desconectados: mediciones, presupuesto y certificaciones en hojas de Excel separadas que hay que realinear a mano.

Muchos de estos errores tienen el mismo origen: la información se recoge en momentos distintos, por personas distintas y con herramientas distintas. Cuantos más pasos manuales hay entre la medición en obra y el importe de la certificación, mayor es el riesgo de que algo se pierda o se cuente dos veces.

Certificaciones, mediciones y control de costes

La certificación no va por libre. El presupuesto de mediciones define las partidas previstas, con cantidades y precios; el control de costes registra lo ejecutado; la certificación resume periódicamente estos datos en un importe. Si las tres herramientas usan datos distintos, cada cambio debe introducirse varias veces, con riesgo de errores.

Cuando están vinculadas, en cambio, un cambio en el presupuesto se refleja en el control de costes y en la certificación, y las cantidades ejecutadas siempre pueden compararse con las previstas. Es la forma más sencilla de mantener bajo control la marcha económica de la obra. Para saber más sobre los documentos de partida, lee también qué contiene un pliego de condiciones.

Cómo ayuda el software

El módulo IntraThor Mediciones y control de costes está integrado: pliegos, presupuestos, certificaciones y control de costes trabajan sobre los mismos datos, y los cambios en las mediciones se reflejan automáticamente en el control de costes y en las certificaciones. Dentro de IntraThor Obras el módulo también está vinculado a la gestión operativa de la obra, los proveedores y el personal.

El resultado es menos trabajo para realinear archivos, certificaciones más rápidas de preparar y una visión constante del estado económico de la obra.

Tener las certificaciones vinculadas al resto de los datos también ayuda a interpretar cómo va la obra: comparando lo certificado con lo previsto, es más fácil detectar a tiempo desviaciones de costes o de plazos.

F.A.Q. - Preguntas frecuentes

Información general, no asesoramiento jurídico: consulta siempre la normativa vigente.